如何做好区域教育学院的电子信息档案管理

1 教育学院电子信息档案管理

随着信息化时代的发展，特别是2012年“互联网+”概念被公开提出，以及2015年其概念和应用正式被国家认可并纳入政府工作报告，互联网与传统行业的结合不断创造出一个又一个新的领域。其中“互联网+”教育（线上教学）和“互联网+”政府（信息化办公软件）的结合，诞生了教育行业的档案信息化管理，由此电子档案信息化平台应运而生。2019年1月1日起国家档案局正式实施第13号令部门规章《机关档案管理规定》（以下简称《规定》），其中第五章对机关档案信息化建设进行了专章规定，提出了机关档案信息化建设的整体框架。教育学院是为基础教育提供专业服务的教师进修院校，肩负着教师教研和培训的重任，电子信息档案的管理尤为重要。

2 电子档案信息化平台现状

2.1 平台建设:功能完善却难于监管

根据档案信息化建设的框架，其中所强调的档案信息化发展应当以数字档案室建设为主要形式，即将传统的档案形式全部转化为信息化模式，从实体化档案转向虚拟化，对平台的建设有了更高的要求。教育学院的档案信息化电子平台是由第三方软件公司开发的综合档案管理系统，近几年来随着信息化的建设，功能也日趋完善。

其中基本的功能有档案分类，按照单位实际情况制定档案门类的规范，选择合适的门类大大提高检索质量。教育学院是以研究、指导、管理、服务为职能，以本单位为例，有德研室、教研室、科研室、师训部、干训部、信息部等十几个部门，而这些部门档案既独立又相互联系。每个部门配备兼职档案员，由其利用安全网络将本部门档案上传，再由单位专职档案管理员进行统一审核管理。档案信息的录入严格按照《机关档案管理规定》进行。领导、各部门兼职档案员可以根据各自的权限上平台浏览、查阅相关档案资料，资源共享的优势也一步一步发挥出来。

但是，在档案管理信息化管理平台功能日趋多样的情况下，对资源的有效性、及时性和真实性难以监督和管理。其一，虚拟化的文件流程不同于纸质文档，没有互动性和立体性，更加扁平化，对上传文件质量管理审核人员组织架构不明确，很难适应信息化虚拟化文件归档；其次，功能化的扩展面大和速度快，后续进程没有及时跟上。最后，电子签名授权力度并不等值于手写签名。

2.2 平台发展:管理高效但缺乏沟通

在信息化平台发展的道路上，档案管理工作效率大大提升。信息化较纸质版归档的进步，从空间上节省占地使用面积；发现问题校正速度快，节省装订成册的人力资源和时间成本；上传档案无纸化办公，节约时间成本和纸张资源，也充分实现了档案资源的共享。相对于纸质版，信息化档案管理则很大程度上弥补了纸质版的缺点，将档案的集、存、归、查流程体系变得更为有条不紊，并实现了档案管理的资源共享。

在档案管理工作变得高效的同时，区域与学校部门之间的沟通协调变得尤为重要。由于信息化时代多样化发展的特点，教育学院作为区域中小（幼）学校的管理单位，学院与学校之间的档案内容、管理模式、编制门类只有一致统一起来，该档案文件才高效可用。但目前区域与学校档案管理缺乏沟通，整理要求繁复多样，存在按卷、件、组、张等多种整理方法和要求，即使立卷，不同类型档案也要求不一，给档案人员认知、掌握、操作和管理带来困难。

3 电子档案信息化平台的改进和创新

3.1 统一门类规范，重视主题突出的内容模式，方便监管

在统一规范的标准下突出主题，加大对主题的重视。首先，在新版《规定》中，档案分类方面重视门类划分，压缩门类级次，统一一级门类和二级分类，以实现门类扁平化、标准化、规范化为目标，为规范管理和资源共享共用提供便利。《规定》的门类划分是档案资源规范建设的第一步，教育学院依此梳理机关档案实体并为档案管理系统确定统一的门类菜单，以实现各部门及下属单位统一规范化管理，在此实现了信息化平台中多样化特点下制度与档案的统一。文件的主题词直接突出该文件的主旨与特色，在这信息集成的平台上，主题的集合可彰显出学院档案文化，利于档案信息文化的建设。

3.2 加强时间概念，提供时间轴的表现形式，方便沟通

档案管理室是对于时间的一种冻结和累积，但是在如今的档案管理服务中，档案的价值不仅仅是储存和封闭而是共享的展现。在“互联网+”和大数据的背景下，时间轴是一个很好的表现形式。通过互联网技术，依据时间顺序，把一方面或多方面的事件串联起来，形成相对完整的记录体系，再运用图文的形式呈现给需求者。时间轴在档案管理的运用，最大的作用就是文件档案系统化、完整化、精确化。

文章来源：《延边教育学院学报》 网址: http://www.ybjyxyxb.cn/qikandaodu/2020/0729/401.html